Wie bereits hier beschrieben, ist es immer dann eine gute Entscheidung ein Projekt agil aufzusetzen, wenn das Marktumfeld dynamisch und das genaue Projektergebnis flexibel ist. Wie aber funktioniert diese Flexibilität? Was ist bei der Umsetzung von agilen Methoden im Projekt zu beachten? Und was unterscheidet agiles von klassischem Vorgehen?
Was macht agile Projekte aus?
Agilität bedeutet Veränderungsfähigkeit und genau dies macht agile Projekte aus: stetige Veränderung. Aber diese Veränderung will gut organisiert sein. Grob zusammengefasst lässt sich folgendes sagen: In agilen Projekten entstehen, in kleinen Schritten (Iterationen), Teilergebnisse (Inkremente), die regelmäßig überprüft (Inspect) und angepasst (Adapt) werden. Damit dies erfolgreich funktioniert, arbeitet das Projektteam cross-funktional, interdisziplinär und selbstorganisiert zusammen. Diese Erfolgsfaktoren werden nun im folgenden näher erläutert.
Was heißt iterativ und inkrementell?
Iteratives Vorgehen
Der Begriff Iteration stammt aus dem lateinischen und bedeutet schlicht Wiederholung. Iterativ vorzugehen heißt also wörtlich: in Wiederholungen zu arbeiten.
In Projekten bedeutet iteratives Vorgehen, ein Herantasten an das Endergebnis in sich wiederholenden Etappen. Dabei entsteht nach und nach Klarheit darüber, wie das Team besser zusammenarbeiten kann, und wie das nächste Teilergebnis aussehen soll.
Während der einzelnen Iterationen orientiert sich das Team an den von der Vision abgeleiteten strategischen Zielen. Die strategischen Ziele beinhalten neben den gewünschten Projektergebnissen auch die strategischen Geschäftsziele.
Inkrementelles Vorgehen
Der Begriff “Inkrement” stammt aus dem lateinischen und bedeutet Zuwachs. In der Mathematik ist ein Inkrement die Größe, um die ein Betrag anwächst.
Inkrementell vorzugehen heißt in einem Projekt also, das Gesamtergebnis durch mehrere Teilergebnisse entstehen zu lassen. Bei einer rein inkrementellen Vorgehensweise, wie sie im klassischen Projektmanagement zu finden ist, sind die sowohl die einzelnen Teile als auch das Gesamtergebnis von Beginn an klar definiert. Die Arbeit wird dann in kleine überschaubare Arbeitsschritte zerlegt, so dass sie besser planbar wird. Der Wert des Produktes entsteht erst, wenn der letzte Arbeitsschritt abgeschlossen ist.
Iterativ und inkrementell
Bei der Anwendung agiler Methoden, wie z.B. Scrum, werden beide Vorgehensweisen miteinander kombiniert. Das bedeutet, agiles Arbeiten ist sowohl iterativ → schrittweise Optimierung des Produktes aufgrund des zuvor Gelernten, als auch inkrementell → Optimierung der Teilergebnisse.
Hier wird deutlich, wie wichtig eine Vorstellung (Vision) vom Endergebnis ist. Die inkrementelle Umsetzung der Vision zieht sich konsequent durch die einzelnen Iterationen.
Was bedeutet Inspect and Adapt?
Das iterativ-inkrementelle Vorgehen zeichnet sich dadurch aus, dass Teilergebnisse schrittweise optimiert werden. Doch wie gelingt diese Optimierung? Sowohl Team als auch Produkt können sich nur durch regelmäßiges Feedback stetig verbessern. Dabei wird überprüft (inspect), ob die gewählte Umsetzung der richtige Weg ist um das gewünschte Projektergebnis zu erreichen oder ob sich die vorab gesetzten Ziele verändert haben. Im Anschluss wird das Ergebnis der Überprüfung auf die folgende Iteration angepasst (adapt).
Welches Feedback ist wichtig?
Um zu überprüfen, ob das Projekt auf dem richtigen Weg ist, die Rahmenbedingungen unverändert sind und der richtige Outcome erzielt wurde, ist der regelmäßige Austausch aller Projektbeteiligten unerlässlich. Hierzu eignen sich Feedbackschleifen optimal. Sie kommen auf allen Projektebenen zum Einsatz:
Auf Produktebene:
Eine erste grobe Umsetzung, ein funktionierendes Minimalergebnis oder ein Prototyp wird durch direktes Feedback von Nutzern/Kunden/Anwendern und Stakeholdern validiert. Das Feedback fließt in die nächste Iteration – den nächsten Umsetzungszyklus – ein. Jegliche Weiterentwicklung muss auf die Vision einzahlen.
Auf der Ebene der Geschäftsziele oder ggf. des Geschäftsmodells:
Regelmäßiges Überprüfen des Marktes und Beobachtung der Konkurrenz, sowie deren Weiterentwicklung müssen in die Geschäftsmodelle einfließen. Durch kontinuierliches Hinterfragen und Überprüfen der Nachfrage und des Bedarfs der Geschäftsidee wird deutlich, ob das Produkt weiterhin auf die Geschäftsziele einzahlt und die Annahmen und Erwartungen erfüllt.
Auf Projektteam-Ebene:
Feedback wird auch als Instrument genutzt, die Zusammenarbeit so zu gestalten, dass die Ziele erreicht werden können. Hindernisse werden schnell erkannt und neue Lösungswege im Team gefunden.
Der Kern dieses Vorgehens ist, Komplexität durch empirisches Vorgehen beherrschbar zu machen, Fokus auf Wertmaximierung zu legen, in kurzen Zyklen Hypothesen zu überprüfen und weiteres Vorgehen aufgrund neu gewonnener Erkenntnisse anzupassen.
Was bedeutet Selbstorganisation?
“Errichte Projekte rund um motivierte Individuen. Gib ihnen das Umfeld und die Unterstützung, die sie benötigen und vertraue darauf, dass sie die Aufgabe erledigen.” – Agiles Manifest, Prinzipien
Ein Team arbeitet dann selbstorganisiert, wenn es selbst festlegen kann, welcher Weg zum vorgegebenen Ziel führt. Dabei bildet sich Innerhalb des Teams eine eigene Ordnung, ein eigenes System aus. Jedes Teammitglied bringt sich entsprechend seiner Fähigkeiten und Fertigkeiten ein, um dem Ziel gemeinsam einen Schritt näher zu kommen. Das agile Team erarbeitet also selbstorganisiert eine Lösung für die von der Vision abgeleitete Zielsetzung.
Wie gelingt Selbstorganisation in agilen Projektteams?
Selbstorganisation gelingt, wenn bestimmte Voraussetzungen erfüllt werden. Zentrale Aspekte sind dabei:
- Orientierung an Werten als Grundlage der Zusammenarbeit
- Ein Umfeld, das intrinsische Motivation ermöglicht und fördert
- Cross-funktional aufgestellte Teams
Für Führungskräfte liegt die Herausforderung im agilen Projektmanagement darin, die entsprechenden Rahmenbedingungen zu schaffen und Teams zu begleiten. Nur dann kann Selbstorganisation gelingen.
Was sind cross-funktionale Teams?
Cross-funktionale Teams haben alle notwendigen Fähigkeiten, um ein Projekt abzuschließen. Das bedeutet: das Team kann und weiß gemeinsam alles um zum Gesamtergebnis zu kommen.
Cross-Funktionalität wird häufig missverstanden. Sie bedeutet nicht, dass jedes Teammitglied alles können und wissen muss. Das ist unrealistisch und überfordert einzelne Teammitglieder. Sie besagt auch nicht, dass auf eine tiefe Expertise verzichtet werden soll.
Cross-funktionalität meint vielmehr, dass das gesamte Team die spezifischen Projektanforderungen erfüllen können sollte. Durch den im agilen Arbeitsprozess vorgesehenen regelmäßigen Austausch im Projektteam, wird sichergestellt, dass Wissen und Können der einzelnen Teammitglieder auch in die Arbeit am Projekt einfließen. Dieser Wissenstransfer zwischen einzelnen Teammitgliedern ist zentral, um Engpässe zu vermeiden.
Was kann man mit cross-funktionalen Teams erreichen?
Cross-funktionale Strukturen in Teams wirken sich auf das gesamte Projekt risikominimierend, qualitätssteigernd und innovationsfördernd aus. Durch eine breitere Verteilung des Wissens und einen intensiven Austausch über den Projektfortschritt, werden Wissensinseln und Abhängigkeiten von einzelnen Personen stark reduziert.
Auch wenn die Teams zu Beginn eine längere “Set-up Phase” benötigen, zahlt sich diese Investition schnell im Laufe des Projektes aus: Insgesamt wird die Durchlaufzeit und die Qualität in komplexen Projekten erhöht. Das Prinzip der Cross-Funktionalität ermöglicht Teams zu großen Teilen unabhängig alle Anforderungen selbst lösen zu können und in schlanken Prozessen und kurzen Abstimmungsschleifen Schritt für Schritt das Projektziel zu erreichen. Neben dem verringerten Ausfallrisiko wird also auch die Umsetzungsgeschwindigkeit erhöht und die Innovationskraft durch regelmäßigen Austausch gefördert.
Fazit
- Iterative (sich wiederholende) und inkrementelle (Zuwachs erzeugende) Arbeitsweisen bilden einen methodischen Rahmen um ein agiles Projekt und erlauben Flexibilität und Anpassungsfähigkeit im Projektverlauf.
- Die einzelnen Iterationen und deren Ergebnisse werden regelmäßig überprüft und angepasst (Inspect & Adapt)
- Selbstorganisation ist die Basis der agilen Projektarbeit. Das selbstorganisierte Team entscheidet selbst, welchen Weg es geht, um die selbst gesetzten Ziele zu erreichen.
- Durch Cross-Funktionalität ist es dem agilen Projektteam möglich alle notwendigen Schritte zum Projektergebnis, selbst zu gehen. Es bedeutet, das Team besteht aus Personen, deren unterschiedliche Fähigkeiten zusammen alles abdecken, was das Projekt zum Erfolg bringt.
