Projektmanagement – agil oder klassisch: das ist hier die Frage.
Zugegeben, die Wahl des passenden Projektmanagements ist nicht ganz so existenziell wie Hamlets Frage nach dem “Sein oder nicht sein”. Jedoch ist die Entscheidung, ein Projekt agil oder klassisch aufzusetzen, entscheidend für den Erfolg. Denn obwohl New Work und Agilität in aller Munde sind, ist eine Umstellung nicht grundsätzlich für jedes Projekt sinnvoll. Höchste Zeit also, klassisches und agiles Projektmanagement einmal genauer zu vergleichen.
Was ist agiles Projektmanagement?
Agiles Projektmanagement orientiert sich an agile Prinzipien und Herangehensweisen, wie beispielsweise Scrum oder Kanban. Dieser Ansatz eignet sich besonders für komplexe Projekte, die von gewissen Unsicherheiten geprägt sind. Dies ist beispielsweise im Softwareumfeld oft der Fall ist.
Diese agil aufgesetzten Projekte sind flexibel, durchlaufen kurze Arbeitszyklen und steigern Effizienz und Zusammenarbeit im Projektteam. Dabei spielt auch im agilen Projektmanagement der “Inspect & Adapt”-Ansatz eine grundlegende Rolle: durch fortwährende Überprüfung und Anpassung kann sich das Team stetig verbessern und schnell auf veränderte Rahmenbedingungen reagieren. Essentiell für den Erfolg und somit die Basis für agile Projekte, sind: Eine klare Vision, selbstorganisiertes Arbeiten und eine iterativ-inkrementelle (sich wiederholende und aufeinander aufbauende) Vorgehensweise im Projekt.
Wann ist agiles Projektmanagement sinnvoll?
Agiles Projektmanagement bewährt sich vor allem wenn von Beginn an klar ist, dass sich das Projekt häufig verändern wird. Durch die typischen kurzen Umsetzungszyklen kann ein agil arbeitendes Team schnell auf diese Veränderungen reagieren. Das bedeutet konkret: das Projekt orientiert sich stark am Markt und den Bedürfnissen der Kunden wodurch ein Scheitern des Gesamtprojekts unwahrscheinlicher wird.
Was bedeutet “häufige Veränderung” konkret? Die folgenden Fragen helfen herauszufinden, ob das Projekt für agiles Projektmanagement geeignet ist:
- Können die Projektanforderungen aktuell nur vage beschrieben werden?
- Sind die Projektanforderungen derart durch Veränderungen getrieben, dass eine ständige Anpassung der Anforderungen erfolgen muss?
- Zeichnet sich das Projekt durch ein komplexes Ziel aus?
- Ist zum Projektstart noch nicht klar was das Endprodukt sein soll?
- Müssen aufgrund von Marktbedingungen schnell Ergebnisse geliefert werden?
Wenn einen Großteil dieser Fragen mit “Ja” beantworten werden kann, ist das Projekt gut geeignet, agil umgesetzt zu werden.
Klassisch oder agil? – eine Gegenüberstellung
Worin unterscheiden sich agiles und klassisches Projektmanagement? Erstmal ist die Frage: was ist überhaupt ein Projekt? Ein Projekt definiert sich durch diese Faktoren:
- Umfang, (Inhalt und Qualität der Projektergebnisse)’
- Aufwand/Kosten
- Zeit (Projektdauer & Termine)
Diese Definition ist für alle Projekte gleich, unabhängig davon, ob das Projektmanagement agil oder klassisch durchgeführt wird. Der Unterschied zwischen beiden Methoden liegt in der festen Definition der Faktoren. So ist das agile Projektmanagement durch den Geschäftswert gesteuert. Das bedeutet, der Umfang des Projekts ist variabel, die Faktoren Zeit und Aufwand sind jedoch fest definiert. Im klassischen Projektmanagement hingegen, ist dieses Verhältnis umgekehrt. Der Umfang ist fest definiert, und die Faktoren Zeit und Aufwand sind variable. Besonders anschaulich wird dies im magischen Dreieck des Projektmanagements:
Klassisches Projektmanagement vs. agiles Projektmanagement
| Klassisches Projektmanagement | Agiles Projektmanagement |
|---|---|
| Umfang definiert, Zeit und Aufwand variabel | Zeit und Aufwand definiert, Umfang variabel |
| Plangesteuert | Geschäftswert gesteuert |
| Vorgehensweise ist linear und erfolgt in genau definierten Schritten | Vorgehensweise ist iterativ (sich wiederholend), die Länge der Iterationen sind definiert |
| Der Prozess ist vorab genau definiert | Der Prozess wird stetig überprüft, angepasst und verbessert |
| Stakeholder haben zu Beginn des Projekts den größten Einfluss | Der Einfluss von Stakeholdern ist gleichbleibend |
| Die Anforderungserhebung erfolgt zu Beginn des Projekts | Zu Beginn des Projekts werden am Geschäftswert orientierte Ziele definiert. Anforderungen werden durchgehend definiert und angepasst. |
| Das Projektergebnis wird am Ende des Projekts geliefert und bewertet | Teilergebnisse werden wiederholt geliefert und bewertet, die Bewertung fließt in folgende Iterationen ein |
| Verantwortung für das Projekt wird nur von einer Person getragen – dem Projektmanager | Das interdisziplinäre Projektteam organisiert sich selbst |
| Hohe Planungssicherheit bei gleichzeitig hohem Risiko des Projektmisserfolgs | Geringe Vorhersagbarkeit des genauen Projektergebnisses, Risikominimierung durch hohe Flexibilität |
| Arbeiten in abgegrenzten Silos | Arbeiten in einem interdisziplinären Team |
Im Vergleich zu klassischem Projektmanagement bedeutet agiles Projektmanagement, anders an Projekte und deren Umsetzung heranzugehen. Dies erfordert in vielerlei Hinsicht nicht nur ein Umdenken, sondern vielmehr auch einen Perspektivenwechsel im Hinblick auf Projekte, Arbeit und Rollen.
Der Perspektivenwechsel beginnt schon früh im Aufbau eines Projektes. Die Vision, aus der sich später die auch im agilen Arbeiten festgelegten Ziele ableiten, wird im Idealfall gemeinsam erarbeitet und zur Strategie entwickelt.
Visionen und Ziele im agilen Projektmanagement
Agiles Projektmanagement ist visions- statt plangetrieben. Die Orientierung an einer gemeinsamen Vision hilft Prioritäten innerhalb der verschiedenen Aufgabenstellungen im Unternehmen zu setzen.
„Wenn Du ein Schiff bauen willst, dann trommle nicht Männer zusammen um Holz zu beschaffen, Aufgaben zu vergeben und die Arbeit einzuteilen, sondern lehre die Männer die Sehnsucht nach dem weiten, endlosen Meer.“ Antoine de Saint-Exupery
Dieses Zitat von Antoine de Saint-Exupery veranschaulicht sehr deutlich den Sinn einer Vision. Eine Vision bietet eine Orientierung an langfristigen Zielen und bietet eine einfache und effektive Möglichkeit, zu motivieren.
In agil aufgesetzten Projekten ist der genaue Scope (Umfang) aufgrund hoher Komplexität nicht von Beginn an klar. Daher ist es besonders wichtig, den Lösungsraum offen zu lassen, um nicht vorschnell in einen Lösungsmodus zu verfallen, obwohl die Problemstellung noch gar nicht komplett bekannt ist. Die Vision unterstützt den Ansatz, Lösungen offen zu lassen und dabei dennoch eine klare Ausrichtung zu verfolgen.
Erfolgsmessung im agilen Projektmanagement
Im agilen Projektmanagement sind Zeit und Aufwand für ein Projekt festgelegt, nicht aber dessen Ergebnis. Wie lässt sich der Erfolg eines agil organisierten Projektes messen, wenn es keine Verpflichtung auf ein vordefiniertes Ergebnis gibt?
Im agilen Projektmanagement braucht es daher Metriken, die eine Aussage darüber treffen, ob das richtige Problem gelöst wurde oder die festgelegten strategischen Ziele erreicht wurden. Der Fokus liegt hier auf den Outcome. Das Definieren und Messen von Outcome führt zu einer starken Fokussierung auf die Wertschöpfung.
Wie definiert sich Outcome?
- Ein erreichter Endzustand: Der Nutzen, den der Kunde von diesem Endzustand hat. Dies umfasst alle Dinge, die der Kunde in diesem zukünftigen Zustand tut oder erlebt.
- Durch messbare Ergebnisse verifiziert: Die Ergebnisse sind prüfbar und beobachtbar, aber nicht zwangsläufig finanziell. Sie müssen durch qualitative Methoden überprüft werden – im agilen Projektmanagement durch den engen Kontakt zu Kunden und Stakeholdern.
- An ein höheres Ziel gebunden: Ist ein Ziel nur Mittel zum Zweck oder erfüllt es – im Sinne einer Vision – ein übergreifendes Ziel? Beispiel: Ein Ziel wie „Unserem Außendienstteam Handheld-Geräte zur Verfügung zu stellen“ ist ein Mittel zu einem größeren Zweck, wie z.B. das des Ziels „Ausfallzeiten minimieren“.
Outcome bezeichnet also den Wert, der geschaffen wurde. Das kann beispielsweise eine höhere Kundenzufriedenheit sein, die zu Umsatzsteigerungen führt, die Erschließung neuer Zielgruppen oder der erfolgreiche Launch eines neuen Produktes.
Fazit
- Agile Methoden auf die Organisation von Projekten anzuwenden ist sinnvoll, wenn diese in komplexen und planungsunsicheren Umfeldern angesiedelt sind.
- Agiles Projektmanagement ist dynamisch und adaptiv. Bei agil aufgesetzten Projekten ist der Umfang variabel, wobei Zeit und Aufwand fest definiert sind. Die Projektplanung wird kontinuierlich angepasst.
- Klassisches Projektmanagement ist linear und durchdefiniert. Das zu erzielende Ergebnis ist klar festgelegt wobei Aufwand und Zeit variabel sind.
Eine gemeinsam getragene Vision ist unerlässlich für den Erfolg agil organisierter Projekte. Sie beschreibt ein gemeinsames Zielbild, welches allen Projektbeteiligten Orientierung bietet und sie motiviert. Sie ist ein grundlegender Baustein für selbstorganisiertes Arbeiten.