By Published On: 17. November 2022Categories: MAERA Insights2,8 min read

„Es hat sich so viel verändert. Die Anforderungen sind ganz andere als noch vor ein paar Jahren. Die Welt wird so viel technischer – entsprechend auch die Wünsche unserer Kunden. Mobile Applikationen, digitales Know-how, das ist jetzt gefragt.

An Kreativität mangelt es uns nicht, das ist sicher. Aber so wie wir momentan arbeiten, stehen wir uns selbst gegenseitig im Weg. Das ist hochgradig ineffizient und so kann es nicht weitergehen. Daher wende ich mich an Sie …“

So der Wortlaut in der Mail von Sandra, Geschäftsführerin einer Werbeagentur. Eine echte Macherin – und gerade deshalb so unzufrieden mit der Situation in ihrer Firma.
Deswegen begab sie sich gemeinsam mit MAERA auf Entdeckungstour … zu den Problemen ihres Unternehmens. Ihr Wunsch: Eine agile Transformation um die Probleme im Unternehmen in den Griff zu bekommen.

„Wie soll ich mein Unternehmen umstellen?“

Wie können wir die Unternehmensstruktur so anpassen, dass effizientes Arbeiten gelingt und sich hier nicht mehr alle auf den Füßen stehen? – In einem zweitägigen Workshop, in dem die Vertreter:innen aller Fachbereiche der Agentur ebenfalls teilnahmen, gingen wir dem geschäftlichen Stillstand auf den Grund.
„Also, was denkst du: Wie sieht unsere neue Organisationsstruktur aus?“ fragte mich Sandra nach der ersten Bestandsaufnahme. Meine Antwort erstaunte und erleichterte sie zugleich. Es war nämlich einfacher als sie dachte. Manchmal ist kein Big Bang, keine Revolution, nötig, oft sind es die kleinen Schritte, die zum Ziel führen.
Wie beim Radfahren: Etappe für Etappe. Gemeinsam entwickelten wir im Workshop anhand unserer Transformations-Map einen Überblick, eine grobe Route: Wo steht die Agentur momentan, wo will sie hin, was sind die ersten konkreten Schritte?

Kraftvolle Teams statt Brandherde

Und dann haben wir uns auf den Weg gemacht: Die Agentur war nach fachlichen Disziplinen aufgestellt. So waren die Teams untereinander stark voneinander abhängig, was wiederum zu Unmengen an Meetings führte. Das war die Ineffizienz, die Sandra so belastete. Die Teamleiter:innen waren ebenfalls am Limit, wie sie im Workshop erkannten: „Es ist ein permanentes Brände löschen, ein einziges Chaos! Ich hab gar keine Zeit, meine Teams richtig zu organisieren, zu planen, wann ich Text- und wann Digitalleute wo einsetzen kann.“ Durch diese konfuse Unternehmensstruktur konnte die Werbeagentur viele Kundenversprechen nicht einhalten – was sich wiederum auf ihren Erfolg auswirkte.
Der Punkt, an dem wir ansetzten, war die Aufteilung der Teams. Weniger Silo Teams mit vielen Abhängigkeiten, mehr funktionsübergreifende Teams und Verteilung von Spezialwissen auf mehrere Teams. In den Prozess haben wir die Mitarbeiter:inn aus den Teams natürlich involviert. Bloß keine Planung hinter verschlossener Tür, das geht i.d.R. in die Hose. Wir gründeten Pilot-Teams, um Erfahrung zu sammeln und implementierten an den richtigen und notwendigen Stellen agile Arbeitsweisen.

Veränderung ist ein Prozess

Gemeinsam entwickelten wir ein Verständnis für das, was nötig war, um in Zukunft ein effizientes Zusammenarbeiten zu ermöglichen.
Für Sandra war es eine wahnsinnige Erleichterung, wie sie mir nach dem Workshop sagte. „Es ist ein gutes Gefühl, zu wissen, dass wir nicht all-in gehen mussten, nicht die gesamte Agentur auf den Kopf stellen mussten. Sondern das wenige Stellschrauben ausgereicht haben, um jetzt kontinuierlich von einer Stufe zur nächsten zu gehen.“
Nach dem Workshop war die Arbeit der Agentur nicht beendet. Veränderung ist ein Prozess der am besten schritt für schritt laufen sollte.